สำหรับใครที่เป็นเจ้าของบริษัท เป็นเจ้าขององค์กร เจ้าของธุรกิจ และภายในองค์กรมีเอกสารที่จำเป็นจำนวนมาก และยังไม่รู้ว่าจะหาวิธีจัดการเอกสารได้ด้วยวิธีไหน ที่ทำให้เอกสารทั้งหมดถูกจัดการอย่างเป็นระบบ และสามารถเรียกใช้งานได้ง่าย ไม่ยุ่งยาก เพราะฉะนั้นวันนี้ Ditto (Thailand) เลยมีข้อดีของการจัดการเอกสารด้วยระบบ DMS มาฝาก และหากคุณยังไม่ทราบว่าระบบ DMS หรือ Document Management System วันนี้เราก็เตรียมคำตอบมาให้คุณแล้ว 

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบ DMS หรือระบบจัดการเอกสารแบบ Digital กันก่อน

อย่างแรกก่อนที่เราจะไปดูข้อดีของระบบ DMS หรือ Document Management System เรามาทำความเข้าใจว่า DMS คืออะไรกันก่อน

DMS หรือ Document Management System หรือที่เรียกภาษาไทยง่าย ๆ ว่า ระบบจัดการเอกสารรูปแบบ Digital เป็นส่วนหนึ่งของระบบการทำงานแบบ ECM (Enterprise Content Management) โดยหลักการทำงานหลักๆ คือ ช่วยจัดเก็บเอกสาร (Store) จัดการเอกสาร (Manage) ติดตามเอกสาร (Track) ในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic) ซึ่งจะช่วยเสริมประสิทธิภาพขององค์กรในรูปแบบ Paperless Office นั่นเอง 

ข้อดีของการมีระบบ DMS ภายในองค์กรของคุณ

• สร้างศูนย์รวมเอกสารให้เป็นระบบ

เนื่องจากเอกสารภายในองค์กรมีจำนวนมาก มากถึงขนาดที่คุณไม่สามารถจัดการมันให้เป็นระบบได้ทั้งหมด ดังนั้นหากคุณต้องการสร้างระบบให้กับเอกสารของคุณ คุณจำเป็นต้องมีระบบที่เข้ามาช่วยจัดการนั่นก็คือระบบ Document Management System ที่จะช่วยสร้าง Centralize ศูนย์กลางเอกสารในองค์กร ทำหน้าที่รวบรวมเอกสารทั้งหมด จัดหมวดหมู่ อีกทั้งยังช่วยจัดการให้การหาเอกสารของคุณเป็นเรื่องง่าย

• ค้นหาเอกสารได้ง่าย

อย่างที่บอกไปก่อนหน้า ว่าระบบ Document Management System จะช่วยรวบรวมเอกสารของคุณทั้งหมด ดังนั้นเวลาที่คุณต้องการหาเอกสารสักใบจะเป็นเรื่องง่ายขึ้นเยอะ เพียงแค่คุณค้นหาชื่อของเอกสารใบนั้น ระบบก็จะจัดการ แล้วโชว์เอกสารที่คุณตามหา เพียงแค่ไม่กี่นาทีเอกสารที่คุณตามหาจะมาอยู่ตรงหน้าคุณ

• ประหยัดค่าใช้จ่ายภายในองค์กร

เอกสารทุกใบมีค่าใช้จ่ายในตัวหมด ยิ่งถ้าเอกสารในองค์กรของคุณมีจำนวนเยอะ ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ก็มีมากขึ้น ดังนั้นเพื่อเป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ คุณควรลงทุนระบบจัดการเอกสารไปเลย ซึ่งเป็นการลงทุนระยะยาว ที่จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนของเอกสารภายในองค์กรไปได้ 

• เพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารของคุณ 

เพราะเอกสารบางใบ เป็นเอกสารลับ ไม่ต้องการให้คนทั่วไปเห็น ซึ่งทางระบบ Document Management System ก็สามารถจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงได้ และทำได้ดีกว่าการเดินเอกสารทั่วไปอีกด้วย เพราะตัวระบบสามารถระบุชื่อคนที่เข้าเอกสารได้อย่างชัดเจน แถมระบบยังป้องกันเอกสารเสียหายหรือเอกสารสูญหายอีกด้วย 

และนี่ก็คือระบบ DMS ระบบจัดการเอกสารในรูปแบบ Digital และข้อดีของการติดตั้งระบบ DMS ภายในองค์ ดังนั้นหากคุณต้องการรายละเอียดของระบบ DMS ทาง Ditto (Thailand) ก็มีบริการติดตั้งระบบจัดการเอกสารที่คุณกำลังมองหาอยู่แน่นอน