เทคนิค บริหารเวลา จัดการเวลา ฉบับของ Bigdreamblog.com เว็บไซต์สังคมการพัฒนาตนเอง เหมือนเช่นเคยนะครับวันนี้เราเอาทฤษฎีและเทคนิคต่าง ๆ มาช่วยให้คุณสามารถจัดการกับเวลามาแจกกันครับ ซึ่งเพื่อน ๆ ทุกคนสามารถดาวน์โหลดเก็บไว้หรือส่งต่อกันได้ตามใจสมัครกันเลย

เทคนิค บริหารเวลา ฉบับนักพัฒนาตนเอง

เวลา เปรียบเสมือนทรัพยากรที่ล้ำค่าที่สุดในชีวิต การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ย่อมส่งผลต่อความสำเร็จในทุกด้าน บทความนี้ นำเสนอ 10 เทคนิคการบริหารเวลา ที่จะช่วยให้คุณพัฒนาตนเอง บรรลุเป้าหมาย และใช้ชีวิตอย่างมีความสุข

10 เทคนิคการบริหารเวลา สู่การเป็นนักพัฒนาตนเองระดับเซียน

คุณฝันที่จะพัฒนาตัวเองให้ก้าวไกล แต่ติดปัญหาเรื่องเวลาอยู่ใช่ไหม? บอกลาความกังวลนั้นไปได้เลย! บทความนี้รวบรวม 10 เทคนิคการบริหารเวลาสุดเจ๋ง ที่จะช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มผลลัพธ์ และเติมเต็มเป้าหมายได้อย่างแน่นอน

1. TIME BLOCKING สุดยอดด้านการวาง PLANNER

เทคนิคนี้เปรียบเสมือนการแบ่งตารางเวลาเป็นบล็อกๆ โดยกำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจนสำหรับแต่ละกิจกรรม ไม่ว่าจะเป็นการทำงาน พักผ่อน ออกกำลังกาย หรือใช้เวลากับคนที่คุณรัก เทคนิคนี้ช่วยให้คุณโฟกัสกับสิ่งที่กำลังทำ และป้องกันไม่ให้เผลอไถโซเชียลจนเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์

Time Blocking คือ เทคนิคการ บริหารเวลา โดยแบ่งเวลาในแต่ละวันออกเป็นช่วงๆ กำหนดช่วงเวลาสำหรับงาน specific เทคนิคนี้ช่วยให้:

• โฟกัส: จดจ่อกับงาน specific
• จัดการเวลา: ควบคุมเวลาที่ใช้ไปกับงานแต่ละงาน
• เพิ่มผลผลิต: ทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง
• ลดความเครียด: คลายกังวล

ขั้นตอนการทำ TIME BLOCKING

1. ระบุงาน: เขียนรายการงานทั้งหมดที่ต้องทำ
2. ประเมินเวลา: ประเมินเวลาคร่าวๆ ที่ใช้สำหรับงานแต่ละงาน
3. จัดสรรเวลา: แบ่งเวลาในแต่ละวันออกเป็นช่วงๆ กำหนดช่วงเวลาสำหรับงาน specific
4. สร้างตาราง: เขียนตารางแสดงเวลาและงาน
5. ติดตามผล: บันทึกเวลาที่ใช้จริง ปรับแต่งตาราง

2. FLOWTIME TECHNIQUE — ทำตามจังหวะของตนเอง

ไม่ใช่ทุกคนที่จะทำงานได้ดีในช่วงเวลาเดิมๆ ลองสังเกตตัวเองว่าช่วงไหนของวันที่มีสมาธิและพลังงานมากที่สุด แล้วจัดตารางให้ตรงกับจังหวะนั้น เช่น สายๆ เหมาะสำหรับงานที่ใช้ความคิดสร้างสรรค์ ส่วนงานละเอียดอาจจะเหมาะกับช่วงบ่าย

Flowtime เป็นเทคนิคการบริหารเวลาที่คล้ายคลึงกับ Pomodoro Technique แต่มีความยืดหยุ่นมากกว่า โดย Flowtime มุ่งเน้นไปที่การทำงานตามจังหวะเวลาของตัวเอง โดยไม่ต้องกำหนดเวลาตายตัว

หลักการของ Flowtime

• ทำงานตามจังหวะเวลาของตัวเอง: แต่ละคนมีช่วงเวลาที่โฟกัสได้ดีและไม่ดีต่างกัน Flowtime ช่วยให้คุณทำงานตามช่วงเวลาที่โฟกัสได้ดีที่สุด
• กำหนดเป้าหมายระยะสั้น: แทนที่จะกำหนดเวลาตายตัว ให้กำหนดเป้าหมายระยะสั้น เช่น เขียนรายงานให้เสร็จ 1 หน้า
• พักเบรกตามธรรมชาติ: เมื่อรู้สึกเหนื่อยล้า ให้พักเบรกสั้นๆ เพื่อรีเฟรชสมอง
• ติดตามผล: จดบันทึกเวลาที่ใช้และผลลัพธ์ เพื่อปรับแต่งเทคนิคให้เหมาะกับตัวเอง

ข้อดีของ Flowtime

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ช่วยให้ทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง
• ลดความเครียด: ช่วยให้ทำงานได้อย่างผ่อนคลาย
• เพิ่มความพึงพอใจในการทำงาน: ช่วยให้รู้สึกสนุกกับการทำงาน

3. 1–3–5 RULE — ทำให้ลิสต์สิ่งที่ต้องทำของคุณง่ายขึ้น

เทคนิคนี้ชวนให้คุณเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน โดยแบ่งเป็น 3 งานสำคัญ 5 งานรอง และ 1 งานที่อยากทำ วิธีนี้ช่วยให้โฟกัสกับงานสำคัญ ไม่รู้สึกเครียดกับหน้า to-do list ยาวเหยียด

1–3–5 rule เป็นเทคนิคการจัดการงานที่ช่วยให้บริหารเวลาและจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เทคนิคนี้แบ่งงานออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้

• งานใหญ่ 1 ชิ้น: เป็นงานที่สำคัญและยากที่สุด ใช้เวลาและความพยายามมากที่สุด
• งานขนาดกลาง 3 ชิ้น: เป็นงานที่มีความสำคัญรองลงมา ใช้เวลาและความพยายามปานกลาง
• งานเล็ก ๆ น้อย ๆ 5 ชิ้น: เป็นงานที่ง่ายและใช้เวลาน้อย

วิธีการใช้ 1–3–5 rule

1. เขียนรายการงานทั้งหมด: เขียนรายการงานทั้งหมดที่ต้องทำในวันนั้น
2. แบ่งประเภทงาน: แบ่งงานออกเป็น 3 ประเภท
3. จัดลำดับความสำคัญ: จัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละประเภท
4. กำหนดเวลา: กำหนดเวลาสำหรับงานแต่ละประเภท
5. ลงมือทำ: ลงมือทำงานตามแผน

ข้อดีของ 1–3–5 rule

• ช่วยให้โฟกัส: ช่วยให้โฟกัสกับงานสำคัญ
• จัดการเวลา: ช่วยให้บริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ลดความเครียด: ช่วยให้รู้สึกผ่อนคลาย
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ช่วยให้ทำงานได้มากขึ้น

4. 2-MIN RULE — ทำทันทีจัดการกับสิ่งที่ทำเสร็จได้เร็ว

เจอภารกิจเล็กๆ น้อยๆ จุกจิกกวนใจไหม? ลองใช้กฎ 2 นาที! ถ้าใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที จัดการให้เสร็จทันที วิธีนี้ช่วยเคลียร์งานจุกจิก ป้องกันไม่ให้สะสมจนกลายเป็นภาระใหญ่

2 Minute Rule หรือ กฎสองนาที เป็นเทคนิคการจัดการเวลาที่ช่วยให้จัดการกับงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ใช้เวลาไม่เกิน 2 นาที เทคนิคนี้ช่วยให้:

• ลดการผัดวันประกันพรุ่ง: ช่วยให้เริ่มต้นทำงานได้ทันที
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ช่วยให้ทำงานได้มากขึ้น
• ลดความเครียด: ช่วยให้รู้สึกผ่อนคลาย

วิธีการใช้ 2 Minute Rule

1. มีอะไรก็ตามที่ใช้เวลาทำไม่ถึง 2 นาที ให้ทำเลย:

• ตอบอีเมลสั้น ๆ
• โทรหาลูกค้า
• จัดการเอกสาร
• ล้างจาน

1. 
   
2. ถ้าใช้เวลามากกว่า 2 นาที ให้จดบันทึก:

• เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ
• กำหนดเวลาสำหรับงาน

ข้อดีของ 2 Minute Rule

• เรียบง่าย: เข้าใจง่ายและใช้งานง่าย
• มีประสิทธิภาพ: ช่วยให้ทำงานได้มากขึ้น
• ยืดหยุ่น: ปรับใช้กับสถานการณ์ต่าง ๆ ได้

5. 18 นาที สำหรับการวางแผน

บทความนี้เขียนโดย Leo Ng ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลา บทความนี้นำเสนอเทคนิคการวางแผนโดยใช้เวลาเพียง 18 นาที เทคนิคนี้ช่วยให้:

• โฟกัส: ช่วยให้โฟกัสกับเป้าหมาย
• จัดลำดับความสำคัญ: ช่วยให้จัดลำดับความสำคัญของงาน
• ลงมือทำ: ช่วยให้เริ่มต้นทำงานได้ทันที

6. GTD METHOD — จัดการและลงมือ

Getting Things Done (GTD) เป็นระบบการจัดการงานที่ได้รับความนิยม โดยเน้นการรวบรวมงาน วิเคราะห์ จัดหมวดหมู่ และกำหนดขั้นตอนการดำเนินการ เทคนิคนี้ช่วยให้ทุกงานชัดเจน ไม่หลงลืม และดำเนินการได้อย่างเป็นระบบ

GTD ย่อมาจาก Getting Things Done เป็นระบบการจัดการงานที่พัฒนาโดย David Allen ระบบนี้ช่วยให้:

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ทำงานได้มากขึ้น
• ลดความเครียด: ช่วยให้รู้สึกผ่อนคลาย
• บรรลุเป้าหมาย: ช่วยให้บรรลุเป้าหมาย

5 ขั้นตอนของ GTD

1. Capture: รวบรวมงานทั้งหมดที่ต้องทำ เขียนลงในสมุดบันทึก แอปพลิเคชั่น หรือเครื่องมืออื่น ๆ
2. Clarify: วิเคราะห์งาน กำหนดว่างานแต่ละชิ้นคืออะไร ผลลัพธ์ที่ต้องการคืออะไร
3. Organize: จัดระเบียบงาน แบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ กำหนดลำดับความสำคัญ
4. Reflect: ทบทวนระบบ ตรวจสอบว่าระบบยังมีประสิทธิภาพหรือไม่ ปรับแต่งระบบให้เหมาะกับความต้องการ
5. Engage: ลงมือทำ ทำงานตามแผน

ตัวอย่าง

Capture:

• เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำในสมุดบันทึก
• บันทึกเสียงข้อความ
• ถ่ายรูปโน้ต

Clarify:

• กำหนดว่างานแต่ละชิ้นคืออะไร
• กำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการ
• กำหนดเวลาสำหรับงาน

Organize:

• แบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ
• กำหนดลำดับความสำคัญ
• จัดเก็บงานในระบบ

Reflect:

• ตรวจสอบว่าระบบยังมีประสิทธิภาพหรือไม่
• ปรับแต่งระบบให้เหมาะกับความต้องการ

Engage:

• ลงมือทำ
• โฟกัสกับงาน
• พักเบรก when needed

GTD เป็นระบบการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพ ลองใช้ระบบนี้ ดูว่าระบบนี้เหมาะกับคุณ ปรับแต่งระบบให้เหมาะกับความต้องการของคุณ

7. EISENHOWER TECHNIQUE — การจัดลำดับความสำคัญที่โด่งดัง

เทคนิคนี้แบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท: เร่งด่วน & สำคัญ, ไม่เร่งด่วน & สำคัญ, เร่งด่วน & ไม่สำคัญ, และไม่เร่งด่วน & ไม่สำคัญ โดยเน้นให้ความสำคัญกับงานเร่งด่วน & สำคัญก่อน เทคนิคนี้ช่วยให้จัดลำดับความสำคัญได้อย่างชาญฉลาด ไม่เสียเวลาไปกับงานที่ไม่จำเป็น

Eisenhower Matrix หรือที่เรียกว่า Eisenhower Box หรือ Matrix เร่งด่วน/สำคัญ เป็นกรอบการทำงานที่เรียบง่ายสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงานและจัดการปริมาณงาน พัฒนาโดย Dwight D. Eisenhower อดีตประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา

หลักการของ Eisenhower Matrix

• แบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท:
• เร่งด่วนและสำคัญ: งานที่ต้องทำทันที
• ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ: งานที่ควรทำในภายหลัง
• เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ: งานที่มอบหมายให้ผู้อื่นทำ
• ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ: งานที่ไม่ต้องทำ
• 
  

วิธีใช้ Eisenhower Matrix

1. เขียนรายการงานทั้งหมดที่ต้องทำ
2. แบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท
3. จัดลำดับความสำคัญของงาน
4. ลงมือทำ

ตัวอย่าง

เร่งด่วนและสำคัญ:

• ตอบอีเมลจากลูกค้า
• เตรียมงานนำเสนอ
• เข้าประชุมสำคัญ

ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ:

• เขียนรายงาน
• วางแผนกลยุทธ์
• พัฒนาทักษะใหม่

เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ:

• ตอบข้อความในโซเชียลมีเดีย
• รับโทรศัพท์จากบุคคลที่ไม่รู้จัก
• ทำงานบ้าน

ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ:

• ดูทีวี
• เล่นเกม
• อ่านหนังสือพิมพ์

ข้อดีของ Eisenhower Matrix

• เรียบง่าย: เข้าใจง่ายและใช้งานง่าย
• มีประสิทธิภาพ: ช่วยให้ทำงานได้มากขึ้น
• ยืดหยุ่น: ปรับใช้กับสถานการณ์ต่าง ๆ ได้

Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการจัดการงาน ลองใช้ Eisenhower Matrix ดูว่า Eisenhower Matrix เหมาะกับคุณ ปรับแต่ง Eisenhower Matrix ให้เหมาะกับความต้องการของคุณ

8. TASK BATCHING — รวบรวมและลงมือ

ลองจัดกลุ่มงานประเภทเดียวกันไว้ด้วยกัน เช่น งานตอบอีเมล งานติดต่อลูกค้า งานเขียนรายงาน แล้วจัดการทีละกลุ่ม เทคนิคนี้ช่วยลดสับเปลี่ยนภารกิจ เพิ่มสมาธิ และประสิทธิภาพการทำงาน

9. EAT THE FROG — START WITH THE TOUGH STUFF

เทคนิคนี้เปรียบเสมือนการกินกบตัวใหญ่ที่สุด (งานที่ยากที่สุด) ก่อน โดยจัดการกับงานที่ท้าทายที่สุดตั้งแต่ช่วงเช้า จะช่วยให้รู้สึกโล่ง มีพลังงาน และโฟกัสกับงานอื่นๆ ได้ง่ายขึ้น

Eat that frog เป็นเทคนิคการจัดการเวลาที่ช่วยให้โฟกัสและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เทคนิคนี้เปรียบเสมือนการกินกบตัวใหญ่ที่สุด (งานที่ยากที่สุด) ก่อน

หลักการของ Eat that frog

• เริ่มต้นวันด้วยงานที่ยากที่สุด: ทำงานที่ยากที่สุดก่อน
• จัดลำดับความสำคัญ: จัดลำดับความสำคัญของงาน
• โฟกัส: โฟกัสกับงานเพียงชิ้นเดียว

วิธีการใช้ Eat that frog

1. เขียนรายการงานทั้งหมด: เขียนรายการงานทั้งหมดที่ต้องทำ
2. จัดลำดับความสำคัญ: จัดลำดับความสำคัญของงาน
3. เลือกงานที่ยากที่สุด: เลือกงานที่ยากที่สุด
4. ลงมือทำ: ลงมือทำงาน

10. 80/20 RULE — FOCUS ON WHAT TRULY MATTERS

หลักการพาเรโต (Pareto Principle) อธิบายว่า 80% ของผลลัพธ์มาจาก 20% ของสาเหตุ เทคนิคนี้ชวนให้คุณวิเคราะห์ว่างานไหนส่งผลต่อเป้าหมายมากที่สุด แล้วทุ่มเทเวลาให้กับงานนั้น ละเลยงานที่ไม่สำคัญ ช่วยให้บรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เทคนิคเพิ่มเติม

• ใช้เครื่องมือช่วยบริหารเวลา เช่น แอปพลิเคชั่น ปฏิทิน
• ฝึกนิสัย จดบันทึกสิ่งที่ต้องทำ
• เรียนรู้เทคนิคการจัดการเวลา เพิ่มเติม
• หาแรงบันดาลใจ

สรุปการบริหารเวลา

การบริหารเวลา เป็นทักษะที่ต้องฝึกฝน ลองใช้เทคนิคเหล่านี้ ค้นหาสไตล์ที่เหมาะกับคุณ ปรับใช้ให้เข้ากับสถานการณ์

จงจำไว้ว่า เวลา เป็นของขวัญอันล้ำค่า ใช้มันอย่างชาญฉลาด

คำคม

Bigdreamblog.com สนับสนุนให้คุณพัฒนาตนเอง บรรลุเป้าหมาย ใช้ชีวิตอย่างมีความสุข นอกจากนี้เรายังมีบริการจัดอีเว้นท์ และช่วยให้ผู้ประกอบการ มีที่ปรึกษาการตลาด และยังเป็นคู่คิดเพื่อนทำธุรกิจให้เป็นที่ปรึกษากฎหมายธุรกิจ ให้ท่านอีกด้วย และหวังเป็นอย่างยิ่งว่าเทคนิคการบริหารเวลาเหล่านี้จะมีประโยชน์ต่อทุกคนนะครับ

Reference: https://www.bigdreamblog.com/2024/02/09/time-management/